Overflow-opkald: sådan sikrer I, at ingen kunde havner i kø
De fleste virksomheder vil gerne selv tage telefonen. Problemet er ikke de stille timer – det er de fem minutter, hvor tre kunder ringer på én gang, eller hvor den eneste i receptionen står med en kunde ved skranken. Overflow – også kaldet overløb – løser præcis det: Når I ikke når at svare, går opkaldet videre til Firmacall i stedet for til en telefonsvarer.
Sådan fungerer overflow
- Kunden ringer til jeres normale nummer.
- Telefonen ringer hos jer som altid.
- Er linjen optaget, eller svarer ingen efter et aftalt antal sekunder, går opkaldet videre til os.
- Vi svarer i jeres navn, hjælper kunden eller tager en besked.
- I får beskeden med det samme i Firmacall-appen, på SMS eller e-mail.
Hvornår giver overflow mening?
- I har en reception eller kundeservice, men den er ikke stor nok til spidsbelastningerne.
- Opkaldene samler sig om morgenen, i frokostpausen eller efter en kampagne.
- Medarbejderen ved telefonen har også andre opgaver.
- I vil beholde den personlige kontakt, men uden at kunderne møder en telefonsvarer.
Overflow med menneske eller AI?
Overløbsopkald er ofte de enkle: "Hvornår har I åbent?", "Kan jeg få en tid?", "Kan I ringe mig op?". Dem kan en AI-telefonist klare fint. Men i travle perioder ringer også de kunder, der har brug for en person. Med Hybrid-pakken tager AI de simple overløbsopkald, mens en dansk telefonist tager over, når samtalen kræver det.
Hvad koster et tabt overløbsopkald?
Et opkald, der ikke bliver besvaret, er ofte en kunde, der ringer til den næste på listen. Læs hvor mange kunder man mister ved ubesvarede opkald eller telefonpasning i travle perioder.
Ofte stillede spørgsmål
- Hvad er overflow i telefoni? +
- Overflow betyder, at opkald, I ikke når at besvare, automatisk sendes videre til et eksternt team i stedet for til en telefonsvarer.
- Skal vi skifte telefonnummer? +
- Nej. Overflow sættes op som en viderestilling ved optaget eller ubesvaret opkald på jeres eksisterende nummer.
- Hvor mange sekunder skal der gå, før opkaldet går videre? +
- Det bestemmer I selv. Mange vælger 15–20 sekunder, så I har tid til at nå telefonen først.
- Kan overflow kun bruges i visse tidsrum? +
- Ja. I kan fx bruge overflow i dagtimerne og lade AI-telefonisten tage alle opkald efter lukketid.
