Outsourcing af kundeservice: en praktisk guide til små og mellemstore virksomheder
For mange små og mellemstore virksomheder er kundeservice noget, alle laver lidt af – mellem alt det andet. Det fungerer, indtil det ikke gør: når telefonen ringer under et møde, når en kollega er syg, eller når kunderne begynder at ringe efter lukketid. Outsourcing af kundeservice handler ikke om at give slip på kunderne. Det handler om at sikre, at de altid bliver taget imod.
Hvad kan I outsource?
- Telefonbesvarelse: alle opkald bliver taget i jeres navn.
- Beskeder og viderestilling: I får besked med det samme, eller opkaldet stilles om.
- Enkle spørgsmål: åbningstider, priser, levering og praktisk information.
- Booking: tider bliver lagt i kalenderen, flyttet eller aflyst.
- Uden for åbningstid: aftener, weekender og helligdage.
Hvad bør I beholde selv?
Faglig rådgivning, reklamationer med nuance og de store kunderelationer bør som regel blive hos jer. En god outsourcingpartner er ikke en erstatning for jeres eksperter – den sørger for, at eksperterne kun bliver forstyrret, når det giver mening.
Tre modeller at vælge imellem
- Fuld outsourcing: alle opkald går til det eksterne team. Godt for virksomheder, hvor ingen sidder fast ved telefonen.
- Overflow: I tager selv telefonen, og det eksterne team tager over, når I er optaget. Læs mere i guiden til overflow-opkald.
- Tidsstyret: I tager telefonen i åbningstiden, og det eksterne team (eller en AI-telefonist) tager resten af døgnet.
Hvad koster det?
Hos Firmacall starter menneskelig telefonpasning ved 599 kr./md., AI-telefonisten ved 799 kr./md., og Hybrid-pakken med begge dele koster 1.999 kr./md. Til sammenligning koster en intern kundeservicemedarbejder typisk flere hundrede tusinde kroner om året, når løn, ferie og sygdom regnes med. Se hvad en receptionist koster eller alle priser.
Sådan vælger I den rigtige partner
- Svarer de på dansk og i jeres navn?
- Er der binding – og hvor nemt er det at skalere op og ned?
- Hvordan får I beskederne – og hvor hurtigt?
- Hvad sker der med de opkald, de ikke kan løse?
- Kan I prøve løsningen, før I beslutter jer?
Det sidste spørgsmål er måske det vigtigste. Hos Firmacall kan I starte gratis i 3 dage uden binding og være i gang inden for 24 timer.
Ofte stillede spørgsmål
- Mister vi kontrollen med kunderne, hvis vi outsourcer kundeservice? +
- Nej. I bestemmer selv, hvad der skal svares, hvad der skal stilles om, og hvad der skal sendes som besked. Mange beholder rådgivningen helt internt.
- Kan vi outsource kun en del af kundeservicen? +
- Ja. Mange starter med overflow eller med opkald uden for åbningstid og udvider senere.
- Hvad koster outsourcing af kundeservice? +
- Hos Firmacall fra 599 kr./md. for menneskelig telefonpasning, 799 kr./md. for AI-telefonist og 1.999 kr./md. for Hybrid.
- Er der binding? +
- Nej. I kan opsige løbende og starte gratis i 3 dage.
